Ретроконверсия документов

Ретроконверсия – это промышленная технология преобразования информации, хранящейся на бумажных носителях, в электронный вид с созданием базы данных. Термин был придуман в корпорации ЭЛАР в 1996 году и получил широкое распространение благодаря применению в текстах Государственных программ РФ.

Суть ретроконверсии – построение отточенного производства, в котором процесс оцифровки разбит на отдельные воспроизводимые операции по принципу конвейера, а каждый шаг контролируется в режиме реального времени. Такой подход позволяет обрабатывать большие однотипные массивы документов с высокой эффективностью и заданным качеством.

Именно строгое соблюдение технологии ретроконверсии позволило ЭЛАР создать самое крупное и технологичное производство, которое соответствует стандарту менеджмента качества ISO 9001:2015 и имеет мощность оцифровки более 10 500 000 документов в месяц.

Сегодня, фактически, термин «ретроконверсия» применяется как синоним массовой оцифровки документов. В состав технологии входят следующие блоки работ:

  • Подготовка документов. Документы принимаются от заказчика, проводится аудит их состояния и полноты комплектов. Проводится реставрация, подклейка листов, расшивка дел (по согласованию с заказчиком для поточного сканирования). Комплекты помечаются штрихкодом/RFID меткой для отслеживания перемещения по технологической цепочке.
  • Сканирование. Для каждого вида документов применяются особые модели оборудования: скоростные, но при этом безопасные документные сканеры; планетарные сканеры с особыми колыбелями V-образной формы и/или прижимными стеклами; специальные широкоформатные сканеры и комплексы высококачественного сканирования; профессиональные комплексы фотофиксации и пр.
  • Постобработка изображений. В зависимости от документных массивов, проводятся различные работы по адаптации полученных образов: генерация просмотровых копий «тяжелых» файлов; «сшивка» фрагментов изображений, полученных по отдельности; калибровка цвета картин по приложенной при сканировании мишени; разметка оглавлений электронных книг; сборка PDF и пр.
  • Индексирование. Симбиоз искусственного интеллекта (12 алгоритмах классификации документов, извлечения и проверки данных) и 5000 операторов ввода, работающих в специальной производственной системе, позволяет извлекать значимые данные из любых печатных и рукописных документов с эталонным для отрасли качеством.
  • Постобработка данных. Все извлеченные данные нормируются, то есть приводятся к заданным форматам написания (например, адреса к формату КЛАДР/ФИАС или наименования юрлиц к справочнику ERP). Проводится конвертация баз данных в формат, нужный заказчику.
  • Проверка ресурса. Программный и операторский аудит качества проводятся на каждом этапе работ. При выявлении недочета электронные образы и данные направляются на повторную обработку.

В зависимости от поставленных задач в технологию также могут добавляться: построение гиперссылок между связанной информацией в текстах и самими документами; векторизация чертежей; определение координат объектов для картографических сервисов; подготовка бумажных дел для долговременного хранения, создание электронных архивов и пр.

Подробное описание технологий и преимуществ оцифровки ЭЛАР — в презентации.


Ретроконверсия – гибкая технология, подстраиваемая под обработку конкретных групп документов, применяется во всех случаях, когда оцифровка не может быть выполнена на 100% в автоматическом режиме и требует гибридных подходов:

  • Подготовка гарантированно достоверных данных для государственных информационных систем и реестров (ЗАГС, управление землей, имущественные отношения и пр.).
  • Оцифровка архивных описей, библиотечных каталогов и инвентарных книг музеев
  • Перевод в электронный вид технических архивов предприятий и научных организаций
  • Создание единых цифровых клиентских досье финансовых организаций

 

Уникальный опыт корпорации и квалификация наших специалистов — гарантия того, что переход от бумажных документов и дел к работе с цифровыми ресурсами и данными пройдет быстро и с полной сохранностью всей накопленной документации.


Решим вашу задачу
Просто заполните форму. Для вас: оперативная обработка запроса,
бесплатная экспертиза, скидки за комплексные услуги и многое другое.