Оснащение участков сканирования
Автоматизация ежедневной обработки документов и ввода данных «под ключ».
Оснащение центров ввода
Оборудование, технологии, программные продукты, обучение персонала – решение автоматизации ввода данных требует взвешенности при выборе каждого из компонентов.
ЭЛАР реализует различные системы самостоятельной (корпоративной) оцифровки – от отдельного рабочего места до глобальной инфраструктуры сканирования, распознавания текстов и индексирования документов в рамках ОЦО.
Своим заказчикам мы предлагаем новейшие решения и технологии, которые используются в промышленности, культуре, коммерции, органах государственной власти.
Типовые задачи зависят от типа документов:
- Участок обработки первичной документации для наполнения учетной системы (ERP) служит максимальному уменьшению ручного труда и количества ошибок ввода
- Участок ввода входящей корреспонденции и ОРД должен обеспечивать быструю загрузку электронных копий в СЭД для ускорения запуска процессов электронного документооборота
- Участок сканирования технической документации должен включать в себя широкоформатные сканеры с высоким разрешением, иметь форму для индексирования рукописного текста, а также позволять выстраивать сложную иерархию и взаимосвязи документов и т.д.
Создание участка ввода начинается с выбора оборудования.
Поставка профессиональных сканеров
Мы подбираем состав оборудования участка ввода, исходя из типов и количества ежедневно обрабатываемых документов:
- Планетарные сканеры предназначены для бесконтактного сканирования сшитых дел, архивных, ветхих и ценных документов, крупноформатной документации
- Документные сканеры применяются для потоковой оцифровки офисной и расшитой документации, каталогов и картотек
- Широкоформатные сканеры протяжного типа и комплексы высококачественного сканирования служат для оцифровки карт, чертежей, картин и других больших объектов
Мы сами разрабатываем и производим профессиональное сканирующее оборудование, а также являемся партнерами крупнейших мировых производителей офисной техники, поэтому можем поставлять различные сканеры по выгодным ценам.
Помимо самого сканирования, необходимо обрабатывать получаемые изображения, приводить их к заданному стандарту.
Профессиональные сканеры уже содержат в комплекте или поставляются с таким ПО. Но в других случаях, особенно при задаче объединения нескольких сканеров в группу, в состав участка ввода включаются программы управления оцифровкой.
Программы умеют:
- Объединять результаты сканирования с нескольких сканеров, создавать проекты с типовыми настройками, вводить индексные данные и описательную информацию документов, проводить контроль качества и проверку результатов
- Обрабатывать изображения (очистка электронных образов от шумов и артефактов, коррекция, ручной выбор и разбивка страниц и т.д.)
- Конвертировать (сохранять изображения во всех популярных форматах), экспортировать и публиковать результаты сканирования (загрузка в любые внешние системы)
- Распознавать текст и штрих-коды, проводить дополнительное ручное индексирование
- В потоковом режиме обрабатывать документы и извлекать данные с использованием шаблонного и бесшаблонного распознавания, интеллектуальных технологий экстракции и автоклассификации документов.
Мы устанавливаем несколько видов такого ПО. После сканирования документы загружаются в прикладную систему, либо проходят Программное извлечение данных.
Программное извлечение данных
Вам нужно распознать текст с картинки или извлекать данные? Какая система оптического распознавания текста подойдет вам?
Обычно автоматическое индексирование документов, то есть извлечение информации из текста, строится на основе специальных шаблонов, которые определяют данные в документе по заданным параметрам. Для формализованных документов с четкой структурой (бланки, карточки, анкеты и пр.) применяются жесткие шаблоны. Для условно-формализованных документов (договора, счета и пр.) применяются гибкие шаблоны.
На рынке существует множество OCR программ распознавания. Мы их тестируем и используем в Центрах сканирования, являемся партнерами производителей, поэтому поможем подобрать для вас оптимальное по качеству и цене решение.
Системы распознавания и ввода данных могут быть построены по распределенному принципу или с централизованным сервером. Индексирование документов может осуществляться сразу (онлайн-режим), либо по определенному расписанию.
Результатом является загрузка извлеченных данных в прикладную систему: с соответствующей электронной копией или без нее, с предварительной проверкой данных оператором или без.
Однако технология индексирования данных по шаблонам имеет ограничения: неуверенно распознается любой рукописный текст, количество ошибок распознавания текста и индексирования сильно зависит от качества первичного электронного документа. Поэтому автоматическое индексирование может гарантированно применяться только для современных печатных документов, требует ручной проверки неуверенно распознанных символов или реализации программных средств проверки результатов (сопоставление сумм, сверка со справочниками информационных систем и т.д.).
Что делать, если документы не подходят для автоматического индексирования? Можно автоматизировать их загрузку с помощью штрих-кодов. А можно воспользоваться сервисом Облачного индексирования.
Штрихкодирование документов
Штрихкодирование – универсальная и недорогая технология, применимая для повышения качества сканирования и загрузки любых типов документов.
Поэтому многие выбирают ее как альтернативу дорогостоящим OCR-продуктам, или в качестве первичного решения, позволяющего автоматизировать ввод документов в информационные системы быстро и с минимальными затратами.
Внедрение технологии заключается в нанесении метки на документы, подлежащие сканированию. Метка затем автоматически распознается при сканировании, и готовый электронный документ прикрепляется к заданной карточке прикладной системы (содержащей тот же идентификатор).
Штрихкодирование документов может применяться по-разному:
- Метка может печататься вместе с документом из прикладной системы
- В качестве метки могут использоваться чистые листы со штрих-кодом, прокладываемые между документами при сканировании
- Штрих-код может наклеиваться на документ (предварительно покупается или печатается на самоклейной бумаге на обычном лазерном принтере).
В стандартном варианте распознавание метки, объединение страниц в единые файлы и загрузка в прикладную систему (например, 1С) реализуются с помощью программ управления сканированием.
В продвинутых решениях штрихкодирование исключает саму загрузку «тяжелых» скан-образов в прикладные системы. Это особенно актуально в случае распределенных систем и систем, построенных по облачному принципу (СЭД, ERP, CRM). Здесь за загрузку, хранение и предоставление документов отвечают модули устанавливаемой ECM-платформы.
Штрихкодирование применяется также для ускорения обработки и доставки документов при реализации Объединенных центров обслуживания.