Каталоги и картотеки

Корпорация ЭЛАР предоставляет профессиональные услуги по оцифровке картотек и каталогов, наполнению АБИС, архивных и музейных учетных систем.

В 1996 году ЭЛАР для оцифровки карточных каталогов впервые в России разработала и применила технологию ретроконверсии — перевода информации, хранящейся на бумажных носителях, в цифровой вид с созданием баз данных.

Оцифровка картотек

Процесс оцифровки зависит от особенностей ведения картотек заказчиком: технологии выбираются на этапе экспертизы, под каждый проект формируется рабочая группа из квалифицированных специалистов, обладающих экспертными знаниями в области сканирования, современных правил каталогизации и т.д.

По результатам экспертизы и сканирования тестового массива составляется протокол согласования качества сканирования, определяются допустимые и недопустимые характеристики электронных образов. На протяжении всего цикла работ на данные электронные копии ориентируются операторы сканирования. Отдел контроля качества ЭЛАР оценивает получаемые электронные образы карточек на соответствие эталону.

Картотеки и каталожные карточки сканируются на высокоскоростных документных сканерах ЭЛАР Скамакс, производительность которых — более 60 тысяч документов за рабочий день. Сканирование почти всегда осуществляется на территории заказчика, в непосредственной близости к картотеке, без изъятия карточек из пользования.

Быстрота создания и качество электронных копий обеспечиваются для любых карточек — различной плотности, ветхих, с мятой поверхностью, неровными краями. По согласованию с заказчиком на карточки могут быть наклеены бар-коды. Эта технология позволяет вести учет документов и в процессе проекта, и по его завершению, после того как таблица соответствия кодам переводится в индексный формат и привязывается к базе данных.

Ретроконверсия библиотечных каталогов

Наиболее масштабные проекты по оцифровке каталогов проходят в библиотеках, где ведутся, как правило, несколько видов каталогов: алфавитный, систематический, генеральный или отдельных частей фонда; читательский, краеведческий, предметный и т.д. Оцифровка всех — процесс сложный, поэтому в библиотечных учреждениях такие работы часто разбиваются на этапы.

• Есть возможность изначально сформировать Имидж-каталог, в котором содержатся только графические образы карточек
• Следующий этап включает в себя частичную ретроконверсию — индексирование по ключевым полям карточек
• Впоследствии может быть проведена полная ретроконверсия, которая заключается в переводе специалистами корпорации всей информации с электронных копий в машиночитаемый формат.

Библиотечные карточки содержат информацию об издании, индексы классификации, номер книги (ISBN) и другие данные. Из-за большого объема специфической информации, карточка является сложнейшим документом для извлечения данных.

Одна библиографическая запись может содержать до 24 разных полей. На методы извлечения данных влияют нюансы в написании символов, формате и даже состав материала (картон, бумага). Затрудняют обработку также записи на иностранных языках, рукописный текст или диакритические знаки (различные надстрочные, подстрочные, реже внутристрочные символы).

Данные библиотечных карточек в основном вводятся вручную и проходят многоуровневую систему контроля качества. Для этого в штате ЭЛАР имеется несколько тысяч обученных операторов ввода, под каждый проект подбирается группа наиболее опытных и соответствующих специфике.

На выходе формируется база данных в требуемом для библиотеки формате (RUSMARC, UNIMARK, MARC21 и др.). В некоторых случаях при создании электронного каталога предметом обработки могут служить напрямую графические образы книг. Тогда к работе привлекаются операторы, владеющие знаниями правил составления библиографических описаний.