Внеофисное хранение

Внеофисное хранение — разумная альтернатива созданию собственного архива. Документы упорядочиваются, вывозятся и хранятся в подготовленных и безопасных помещениях максимально компактно. Затраты оказываются гораздо ниже совокупной стоимости хранения и обслуживания документов в офисе.

Внеофисное хранение ЭЛАР.ВОХ

Корпорация ЭЛАР создала передовой формат услуги внеофисного хранения, основанный на современных технологиях и прозрачном ценообразовании:

• Новые хранилища с современными системами безопасности и удобной транспортной доступностью
• Бесплатные сервисы Личных кабинетов с расширенными функциями учета документов, включая формирование внутренних описей, заказа услуг и хранения электронных документов
• Сервис недорогого оперативного сканирования любых документов как альтернатива затратам на доставку оригиналов документов

Как ИТ-компания, мы уделили особое внимание безопасности ваших данных и автоматизации взаимодействия для ускорения процессов, сокращения издержек и снижения стоимости услуг.

Вы сокращаете расходы:

• Эффективно распоряжаетесь собственными офисными, производственными или складскими помещениями, которые сегодня заняты бумажным архивом
• Значительно снижаете затраты на аренду

Вы избавляетесь от непрофильной задачи:

• Полностью передаете функции по учету и хранению документов профессионалам
• Можете обходиться минимальным штатом специалистов ДОУ и сокращаете соответствующие статьи расходов
• Видите и точно планируете расходы на содержание архива и управление документами

Вы повышаете безопасность информации и качество документационного обеспечения:

• Храните документы в подготовленных помещениях, где они защищены от утери и несанкционированного доступа
• Гарантированно получаете доступ к любому документу в бумажном или электронном виде в установленный договором срок
• Разграничиваете доступ к документам для своих сотрудников, можете оперативно уничтожать документы и совершенствовать деятельность компании за счет дополнительных услуг ЭЛАР

Внеофисное хранение в различных форматах применяется для всех видов и типов документов. Также часто применяются гибридные форматы услуг:

• Предварительный вывоз документов для оперативного высвобождения помещений с последующей оцифровкой
• Вывоз подготовленных фондов по окончанию массовой оцифровки
• Периодический вывоз документов из ваших офисов после их обработки внутренним участком ввода.

Органы государственной власти / государственного учреждения

Деятельность любого органа государственной власти или учреждения связана с накоплением массивов документов по основной деятельности — в большинстве своем дел длительного срока хранения, зачастую привязанных к сроку обслуживания соответствующего объекта или субъекта. Параллельно накапливаются управленческая и кадровая документация.

Все эти документы необходимо хранить в соответствии с нормами архивного законодательства, вести учет и иметь доступ для выполнения возложенных на учреждение функций.

Вектор модернизации системы госуправления и сложная экономическая ситуация требуют повышения эффективности органов государственной власти — снижения расходов на обеспечение деятельности, причем в условиях ограниченной штатной численности.

Внеофисное хранение — самое простое и разумное решение задачи.

• Документы хранятся в нормативных условиях, отсутствует риск наложения административной ответственности за нарушения архивного законодательства
• Сокращаются затраты на содержание собственного архива (аренда помещений, штат, оснащение и обслуживание архива). Рабочие помещения высвобождаются от шкафов с документами, улучшаются условия труда служащих
• Благодаря предварительной упаковке и регистрации у ваших сотрудников есть возможность заказывать и оперативно получать необходимые дела в бумажном или электронном виде. Специалисты тратят гораздо меньше времени на поиск документов, повышается КПД основной деятельности
• Повышается безопасность: только авторизованные сотрудники имеют право обращаться к документам. Исключена возможность несанкционированного доступа или кражи, как в случае хранения в коридорах или в кабинетах, где осуществляется прием граждан

Большинство наших государственных заказчиков выбирают формат максимально экономного архивного хранения или внеофисного хранения с небольшим объемом выдачи документов в месяц.

Еще раз отметим, что на хранение могут быть переданы любые документы, по которым не было вынесено решение ЭПК об отнесении их к документам постоянного срока хранения Архивного Фонда РФ.

ТЭК / Промышленные предприятия

Аналогично другим государственным и коммерческим организациям, промышленные предприятия передают на внеофисное хранение первичные документы и кадровую документацию.

• Первичные документы — как динамичный архив с доступом сотрудников, отслеживанием сроков хранения и своевременным уничтожением
• Кадровые дела — как архив долговременного хранения

Однако среди производственных предприятий и компаний ТЭК также крайне востребованы услуги внеофисного хранения технической (конструкторской, эксплуатационной) документации, которая часто хранится в ненадлежащих условиях, подвергаясь риску быть утерянной навсегда.

Внеофисное хранение в данном случае позволяет:

• Навести порядок в документах, подготовить их и долговременно хранить в нормативных условиях в соответствии с требованиями законодательства
• Снять с себя задачи организации и обслуживания архива
• Освободить занятые архивом производственные и складские помещения, использовать их по назначению или сдать в аренду
• Постепенно перевести эти документы в электронный вид, заказывая сканирование для доступа к документам, или оцифровывая определенные массивы в плановом порядке

Ритейл / Коммерческие организации

Активная деятельность и расширение торговой сети порождает гигантские массивы первичных документов, сохранность которых необходимо обеспечить в соответствии с требованиями законодательства.

Внеофисное хранение пользуется спросом среди коммерческих компаний как услуга, которая позволяет:

• Сократить затраты на содержание собственного архива (аренда помещений, штат, оснащение и обслуживание архива)
• Обеспечить сохранность документов, которая прописано законодательно
• Сконцентрировать сотрудников на основной деятельности, переложив задачи поиска и составления подборок документов на плечи сотрудников ЭЛАР (например, для предоставления ФНС)
• Вести учет в предоставляемой ЭЛАР системе автоматизации архивной деятельности, отслеживать сроки и своевременно уничтожать документы, не допуская их накопления

Помимо этого, многие компании отдают на долговременное внеофисное хранение кадровые дела сотрудников — второй по объему массив бумажных документов, причем долговременного хранения.

Банки / Страховые компании

Деятельность кредитных организаций и страховых компаний связана с накоплением больших объемов досье юридических и физических лиц — достаточно активного массива, доступ к произвольному документу которого может потребоваться в любой момент, ввиду обращения клиента.

Именно под обоснованием оперативного доступа досье традиционно хранятся в офисах, занимая десятки квадратов дорогостоящих площадей.

Формат внеофисного хранения специально создан для решения такой задачи, и с успехом используется многими кредитными и страховыми компаниями.

• Клиентские досье вывозятся из филиалов в централизованное, безопасное хранилище (в случае региональной сети — хранилища ЭЛАР в соответствующих регионах) и хранятся в нормативных условиях в течение требуемого срока. Доступ к документам жестко регламентирован: специалисты могут обращаться только к разрешенной им информации (по своим клиентам)
• За счет высвобождения офисных площадей и передачи всех процессов управления документами на аутсорсинг значительно сокращаются затраты на текущую деятельность
• Ваши сотрудники могут получить документы, заказав их доставку в офис или сканирование через онлайн-сервис Личного кабинета, либо воспользовавшись комнатой аудита

* Наши клиенты — Банки также часто используют пломбирование — формат хранения, в рамках которого сотрудники ЭЛАР не имеют доступа к содержимому коробов.

Аналогично внеофисное хранение востребовано Кредитными и страховыми компаниями как элемент перехода на электронный документооборот во внутренней деятельности.

• В рамках оптимизации деятельности и создания клиенториентированных сервисов, кредитные организации сканируют документы, создают электронные архивы, а все бумажные управленческие документы и документы по операционной деятельности сразу передают на внеофисное хранение ЭЛАР

Другие организации / Просто интересуетесь

Внеофисное хранение — комплекс услуг, адаптируемый к деятельности конкретной организации. В зависимости от текущих задач, для вашей компании приоритетным может стать одно из следующих преимуществ:

• Сокращение затрат на содержание собственного архива (аренда помещений, штат архива, оснащение и обслуживание архива)
• Переложение всех функций по управлению документами на плечи ЭЛАР
• Экономия офисных площадей и снижение затрат на аренду или их обслуживание
• Возможность ограничить и регламентировать доступ сотрудников к документам, защититься от внезапных выемок
• Экономия рабочего времени сотрудников на поиск нужных документов, концентрация на основной деятельности
• Обеспечение сохранности документов, которая прописано законодательно

Для оценки применимости услуг в деятельности вашей компании, вы можете заказать бесплатную экспертизу документов.

Мы всегда готовы адаптировать сервисы к потребностям заказчика. Так, для одного банка храним уникальные сшивы документов высотой до 80 см, для чего заказали специальные архивные короба.

Мы также оказываем уникальную услугу хранения ноутбуков – готовых рабочих мест для компаний, уделяющих особое внимание непрерывности деятельности.

Архивохранилище ЭЛАР

Наше московское хранилище расположено в пределах МКАД, оснащено системами контроля доступа на всех этапах приемки, обслуживания и выемки документов (СКУД, видеонаблюдение, охранная сигнализация).

Принимаются документы любого формата (транспортировка осуществляется вами или логистической службой ЭЛАР).

Дела хранятся в обезличенных коробах, различающихся только штрих-кодами (короба, папки, штрих-коды, пломбы и другие материалы предоставляются ЭЛАР)

Учет ведется в современной, защищенной WMS системе, без доступа к которой найти нужный короб в хранилище невозможно.

Хранилище оснащено двухуровневой системой пожаротушения: водяная сплинкерная и порошковая опережающего действия, гарантирующие тушение без повреждения документов.

Пожарная безопасность подтверждена положительными заключениями Испытательной пожарной лаборатории МЧС РФ.

С помощью бесплатных сервисов Личных кабинетов вы можете вести учет и контролировать состояние переданных единиц хранения; заказывать услуги на доставку, сканирование или уничтожение документов; хранить и просматривать отсканированные копии; получать статистику и составлять платежные документы по оказанным услугам.

Полный состав услуг внеофисного хранения

Экспертиза

Внеофисное хранение — комплексная услуга, адаптируемая под индивидуальные задачи и условия каждого нашего клиента. Стоимость услуги определяется множеством параметров, поэтому сформировать разумное предложение возможно только по результатам профессиональной очной экспертизы.

При проведении экспертизы специалисты ЭЛАР, совместно с сотрудниками клиента:

• Оценивают объемы и условия хранения документов, текущие затраты на хранение и риски по линии безопасности
• Определяют частоту обращения сотрудников к документам в деятельности и определяют наиболее подходящий формат хранения
• Формируют предложения по достаточному и необходимому составу услуг внеофисного хранения, включая технико-экономическое обоснование и расчет ROI

Архивная обработка

Документы принимаются на хранение в упорядоченном виде. Вы можете предоставить на хранение подготовленные документы, упакованные в архивные короба, в том числе опломбированные, с внутренней описью документов или без нее.

Услуга позволит:

1. Провести экспертизу научной, исторической и практической ценности документов, систематизировать их, сформировать дела, осуществить переплетные работы. Документы будут подготовлены к хранению в соответствии с требованиями архивного законодательства
2. Выделить документы, подлежащие уничтожению для сокращения объема фондов, затрат на хранение или стоимости услуг аутсорсера
3. Подготовить дела к внеофисному хранению — упаковать в архивные короба, составить внутренние описи, при необходимости опломбировать. Будет обеспечена возможность запроса и оперативной доставки любого короба или дела из хранилища.
4. Подготовить учетные документы к фондам, чтобы в дальнейшем документы без дополнительных затрат передать их на госхранение или уничтожить по истечении установленного срока.

В нашем портфолио опыт проведения сложнейшей архивной обработки: Минэкономразвития РФ, ФНС, Росстат, Росимущество, Россотрудничество, РОСАТОМ, МОЭСК, ДГИ Москвы, ЦОДД Москвы, Мосгортранс и т.д.

Транспортировка документов

Помещение документов в хранилище, а также доступ к документам ваших сотрудников, связаны с их перевозкой.

При первичном помещении Вы можете доставлять документы в хранилища ЭЛАР силами собственной компании. Если у вас нет такой возможности, или вы предпочитаете полный аутсорсинг для минимизации своих издержек, корпорация ЭЛАР предлагает профессиональные услуги транспортировки документов по всей территории России по разумной цене:

• Безопасная транспортировка логистической службой ЭЛАР
• Привлечение Спецсвязи для пересылки и удаленной доставки ценных документов

Для доступа к принятым на хранение коробам, папкам и документами ваши сотрудники могут:

• Заказать сканирование документа с размещением электронного образа в Личном кабинете (или пересылкой по e-mail)
• Заказать доставку бумажных документов в офис
• Воспользоваться расположенной в хранилище комнатой аудита

Сканирование по требованию

Сканирование по требованию — это сервис, который позволяет получить доступ к требуемой информации максимально быстро:

• Ваш сотрудник заполняет заявку в «Личном кабинете» или направляет по e-mail
• Мы находим документ в хранилище и сканируем его в требуемом режиме (стандартный, срочный). Оригинал упаковывается и возвращается в хранилище
• Мы можем сканировать дело (папку, досье) целиком, либо делать предварительные подборки определенного комплекта документов
• Ваш сотрудник получает электронные копии запрошенных документов в Личном кабинете (доступ от 2 часов с момента поступления запроса)

Оцифровка — одно из основных направлений деятельности ЭЛАР. Каждое хранилище имеет в своем составе участок оцифровки с профессиональными документными и планетарными сканерами, а также опытным штатом сотрудников. Мы умеем сканировать любые документы: расшитые и сшитые, ветхие, крупноформатные и т.д.

Преимущества электронной доставки:

• Скорость доступа к информации выше, а цена ниже, чем при доставке бумажного оригинала
• Нет необходимости посещать комнату аудита
• Скан-образ сохраняется в «Личном кабинете». При повторном обращении или поступлении запроса на доступ к информации от другого сотрудника пересканирование не требуется

Доставка оригиналов документов

Мы предоставляем сервисы доставки документов непосредственно в ваш офис собственной логистической службой. Стандартные условия:

• Доставка на следующий рабочий день после поступления запроса. Возможна срочная доставка (условия определяются индивидуально)
• Выезд курьера включает доставку от одного дела или клиентского досье до 20-50 коробов с документами, в зависимости от ваших задач и вместимости закрепленного за хранилищем парка автотранспорта (условия указываются в договоре)

Комната аудита

В каждом хранилище ЭЛАР мы создаем комнаты аудита — помещения, предоставляющие все необходимые сервисы для работы с документами:

• Удобные рабочие места
• Оборудование для сканирования и ксерокопирования
• Wi-Fi

В комнате аудита ваши сотрудники могут вести полноценную экспертную работу: оперативно заказывать и получать документы, не ожидая их доставки в офис и не оплачивая выезды курьера. Доступ в помещение жестко регламентирован.

Уничтожение документов

В соответствии с нормами действующего законодательства РФ, по истечении срока хранения документы можно уничтожать. Это регулярный процесс, так как накапливать документы в своем офисе или в аутсорсинговом хранилище не выгодно экономически.

Корпорация ЭЛАР предоставляет услуги конфиденциального уничтожения любых объемов документов в сжатые сроки, в том числе содержащих персональные данные клиентов и сотрудников.

Вы также можете передать ЭЛАР уничтожение конфиденциальных документов, образующихся в офисе в ежедневном режиме. Для этого мы установим в вашем офисе специальные контейнеры и будем регулярно вывозить и уничтожать все документы, которые сотрудники поместят в них.

Преимущества

• Документы уничтожаются гарантированно.
• Вам не надо закупать и обслуживать шредеры, тратиться на вывоз макулатуры.
• Услуги оплачиваются по факту оказания, в рамках ежемесячной оплаты услуг внеофисного хранения

Контейнеры представляют собой запираемые металлические шкафы размером 90х48х35 см (малый) или 132х48х35 см (большой) с прорезью для сбора документов. Содержимое вывозиться и уничтожается сотрудниками ЭЛАР по акту, с определенной регулярностью или по факту наполнения контейнера.

Доверьте свои документы проверенной и надежной российской компании. Оцените экономию и удобство сервисов ЭЛАР.