Организация хранения бумажных и электронных документов
Комплекс программных продуктов и услуг, нацеленных на эффективность работы с документами и экономию.
Разработка и внедрение профессиональных систем хранения (ECM) и отраслевых электронных архивов – второе основное направление деятельности ЭЛАР. Установка систем может осуществляться в рамках бюджета проекта по оцифровке.
Мы предлагаем:
- Внедрение ECM платформ и электронных архивов, интеграцию их с учетными и функциональными ИС.
- Услуги Облачного архива, в рамках которой за небольшую ежемесячную плату вы получаете профессиональную платформу для хранения контента, адаптированную под ваши бизнес-процессы.
- Решения по созданию долговременных хранилищ на оптических дисках.
Внимания требуют и бумажные оригиналы: при наличии электронного ресурса эти документы можно подготовить, организовать компактное хранение на своей территории (оснастить архив), передать ЭЛАР на внеофисное хранение, либо уничтожить (если есть такая возможность).
Создание электронных архивов и заказная разработка информационных систем
Уже более 20 лет мы создаем электронные архивы (ЭА) и специализированные системы для органов государственной власти, коммерческих компаний и учреждений культуры. Мы накопили опыт реализации более пятисот проектов, разработали и успешно применяем собственную профессиональную ECM-платформу, внесенную в реестр российского ПО. Имеем практику сертификации внедренных систем для хранения информации до уровня «Гостайна».
В структуре Департамента проектов ЭЛАР – постоянный штат ИТ-специалистов, отвечающих за разработку, качественное внедрение и сопровождение программных решений (информационные и учетные системы).
Электронный архив может быть создан как отдельное пространство для хранения цифрового ресурса, полученного в результате оцифровки документов. В этом случае ECM-платформа предоставит весь необходимый функционал поиска, систематизации и работы с документами, включая автоматизацию подготовки, согласования документов и других бизнес-процессов.
Архив может быть проинтегрирован с прикладной системой (ГИС, СЭД, ERP, CRM и пр.), благодаря чему сотрудники смогут работать с документами из привычного для себя интерфейса. Такой подход часто используется для разгрузки систем от «тяжелых» электронных копий и обеспечения быстроты их работы.
Мы стремимся решить задачи заказчиков с минимальными затратами, поэтому разрабатываем простые и недорогие решения по автоматизации ввода, хранения и предоставления документов во внешние системы, реализуем концепцию «Быстрый старт» – внедрение базовых компонентов решений за один месяц.
Облачный архив
Облачный электронный архив – сервис ЭЛАР, которым вы можете пользоваться для хранения любого электронного ресурса: результата массовой или ежедневной оцифровки, самостоятельного сканирования или облачного индексирования.
Облачный архив реализован на профессиональной, отечественной ECM-платформе ЭЛАР Контекст, внесенной в реестр российского ПО, развернут в современном российском ЦОД уровня TIER III.
За небольшую ежемесячную плату вы получаете доступ к профессиональной ЕСМ платформе – программному продукту высокого уровня автоматизации и оснащения, который круглосуточно поддерживается командой специалистов ЭЛАР.
Вы можете загружать, управлять и искать в архиве любые электронные документы, производимые в рамках внутренней деятельности и взаимодействия с контрагентами.
Системы хранения на оптических дисках
Электронный архив может также быть дополнен и синхронизирован с системой хранения на оптических дисках для выполнения требований о дублирующем хранении части документов (например, указания Банка России №2346-У).
Архивные оптические накопители – класс систем хранения, обеспечивающих долговременную сохранность информации на Blu-Ray/DVD дисках.
В ряде случаев такой способ хранения обусловлен законодательными нормативами, требующими дублировать и хранить информацию на носителях двух типов. В других случаях обоснованием выбора оптических накопителей становятся их уникальные свойства:
- Энергонезависимость (электричество нужно лишь для доступа к информации, но не ее хранения)
- Отсутствие специфических требований к инфраструктуре (в отличие от серверов, накопитель может быть установлен в любом помещении, не требует охлаждения и пр.)
- Контейнеры с дисками могут в «горячем режиме» выниматься из стойки и храниться отдельно, как обычные архивные объекты. При этом информация о записанном на них контенте остается на сервере в зоне поиска – для доступа к ней достаточно вставить контейнер обратно в стойку.
Решения на оптических библиотеках легко масштабируются: одна стойка может вмещать от 5 до более чем 650 ТБ. Оптические накопители могут объединяться в локальные и распределенные кластеры, управляться ECM-платформами.
Оснащение архива организации
Оцифровка документов в большинстве случаев не избавляет от бумаги – ее все также нужно хранить. Вы можете воспользоваться услугой внеофисного хранения, а можете создать свой, внутренний архив.
Архив организации – это неотъемлемая часть структуры любой организации, а его формирование является требованием федерального законодательства. Однако организация хранения бумажных и электронных документов, как на существующих площадях, так и при строительстве новых помещений, является сложной задачей и требует эффективных объемно-планировочных, инженерно-технических и технологических решений.
Мы поможем вам создать современный и функциональный архив организации:
- Разработаем проект строительства/реконструкции
- Осуществим общестроительные работы
- Установим инженерные сети и коммуникации, вентиляцию, противопожарные системы и сигнализации
- Установим стеллажные комплексы, а также оборудование сканирования и микрофильмирования, реставрации, обработки и уничтожения документов
- Внедрим учетную систему и аппаратно-программный комплексы хранения электронных документов.
