ROI оцифровки: как обосновать затраты на сканирование документов?
Услуги сканирования применяются для решения различных задач, в том числе в качестве альтернативы другим способам управления документами — архивной обработке с уничтожением, внеофисному хранению, микрофильмированию. Ниже приведены примеры обоснования создания электронных ресурсов для различных жизненных ситуаций.
Массовое сканирование и индексирование документов организации часто является обязательным шагом, так как скорость и качество работы с бумажными массивами не соответствует современным стандартам производства, клиентского обслуживания или предоставления услуг.
В других случаях оцифровка рассматривается как один из вариантов оптимизации: сокращения затрат на управление документами, упрощения доступа к информации или обеспечения ее сохранности. Практика показывает, что плюсы сканирования и индексирования в большинстве случаев перевешивают результаты других подходов. Каждое технико-экономическое обоснование уникально, так как зависит от входных условий, поэтому ниже рассматриваются типовые примеры расчетов.
Кейс № 1. Оцифровка документов по текущей деятельности
Постановка задачи: орган государственной власти в процессе деятельности формирует дела на объекты учета (в среднем 60 страниц документов на один объект). Массив оперативный, так как регулярно вносятся изменения, поступают запросы на предоставление информации от физических и юридических лиц, дела предоставляются по требованию силовых структур и для судебных заседаний. Объем массива — 10 тыс. дел.
Классический вид бумажного архива органа государственной власти. Максимально компактное хранение в отрыве от рабочих кабинетов приводит к значительным трудовым издержкам. Востребованность оцифровки тем выше, чем больше ежедневных обращений к документам.
Документы хранятся в отдельных помещениях и подвале административного здания. На отработку одного обращения (поиск документа в архиве, копирование и составление ответа с перепечаткой текста) требуется в среднем 45 минут. Из-за обилия медленной ручной работы ОГВ не справляется со своевременным исполнением возложенных обязанностей, некоторые документы найти не удается, штат при этом рекомендовано сократить.
ОГВ рассматривает оцифровку с полнотекстовым распознаванием и индексированием как способ:
- ускорения поиска и доступа к информации, снижения нагрузки на сотрудников и повышения производительности их труда;
- наведения порядка в учете документов, исключения утрат, перехода на автоматизированный учет;
- перехода на межведомственное взаимодействие в электронном виде, включая составление подборок документов по определенным признакам (полнотекстовый поиск).
Расчет: Документы в деле многостраничные. Необходимо отсканировать все 60 страниц, проиндексировать только 20. Оцифровка документации по одному объекту стоит около p325. Затраты на перевод в электронный вид всего массива документов — в диапазоне p3—3,5 млн. Параметры работы с ресурсом в электронном виде: поиск документа, распечатка копий и составление типового ответа с приложением копий — 6 минут.
Помимо чистой экономии на заработной плате, орган власти исключил утерю документов и смог включиться в межведомственное электронное взаимодействие. Экономический эффект от этих результатов может быть рассчитан лишь частично.
Общая эффективность работы повышается до 10 раз (по факту повысилась в 5–6 раз, так как сотрудник выполняет смежные обязанности, а часть работ по-прежнему требует доступа к оригиналу документа). Появилась возможность сократить штат с 10 до 7 штатных единиц. При среднемесячной заработной плате гражданских служащих в p32 тыс., по данным Росстата, даже без учета дополнительных выплат и компенсаций ежегодная экономия составит p1,152 млн.
Кейс № 2. Архив технической документации. Сканировать самим или заказать услуги?
Постановка задачи: Промышленное предприятие в рамах модернизации производственного цикла и для сохранения документов решило перевести в электронный вид архив технической документации объемом 1,5 млн листов (преимущественно чертежи и приложения к ним формата А4—А0).
Расчет: Помимо заказа аутсорсинговых услуг, рассматривалось создание участка сканирования и оцифровка документов своими силами.
Самостоятельный ввод |
Заказ услуг |
|---|---|
| Количество выделяемых штатных единиц
(8-часовой рабочий день) — 6 Фактическая стоимость содержания специалиста
включая заработную плату, НДС и отчисления в ПФР, ФОМС, ФСС, ДМС и накладные расходы: (40 000 + 13%) + 22% + 5,1% + 2,9% + 0,2% + 50% = 81 450 ₽ в месяц Скорость оцифровки
(6 человек, сканирование + ввод данных по 4 полям) — 3400 страниц в день |
Срок сканирования —
3 месяца (участок сканирования на территории заказчика со штатом 40 человек) Срок индексирования —
6 месяцев (выполняется параллельно со сканированием, при условии работы >100 операторов индексирования) |
| Общий срок оцифровки — 441 рабочий день (23 месяца) | Общий срок оцифровки — 6 месяцев (несколько этапов). Первая полностью подготовленная часть ресурса передается заказчику уже в первый месяц |
| Фонд оплаты труда — 11 240 100 ₽ | |
| Стоимость закупки 6 планетарных сканеров (3 формата А2+, 2 протяжных формата А0, 1 планетарный формата А0) — 12 102 470 ₽ |
|
| Сумма затрат: 23 346 570 ₽
Сумма затрат с учетом типового коэффициента на организацию работ (1,5): 35 019 855 ₽
|
Стоимость услуг: 35 956 000 ₽ |
Кейс № 3. Первичная бухгалтерская документация. Оцифровка или внеофисное хранение?
Постановка задачи: Деятельность любой организации связана с накоплением массивов первичных документов (договоры, акты, счета и прочее). Для одних это несущественный вопрос, для крупных коммерческих компаний и ритейла — огромные траты на хранение и поиск информации.
Большинство первичных документов необходимо хранить 3 или 5 лет — после этого их можно уничтожить, но: ― есть документы более длительного хранения, ― не все документы хочется уничтожать даже по истечении срока — часть информации необходимо сохранить и иметь к ней доступ.
Стремясь к сокращению затрат и не желая брать на себя организационные вопросы, связанные со строительством собственного архива, компании традиционно выбирают один из следующих вариантов аутсорсинга:
- оптимизировать работу с бумагой, передав архивные документы на внеофисное хранение,
- оцифровать и сохранить архивные документы в электронном виде, уничтожить всю бумагу с истекшим сроком хранения.
Расчет: Именно такая проблема выбора стояла перед одной крупной торговой компанией. Объем документов — 10 млн страниц (около 8 тыс. коробов). Доступ к документам регулярный, ежемесячно запрашиваются и изменяются около 5% коробов (400 штук).
Внеофисное хранение |
Оцифровка |
|---|---|
| Разовые затраты (короба, упаковка, транспортировка, прием исполнителем): 8000×142 ₽ = 1 136 000 ₽ |
Разовые затраты (сканирование в поточном режиме и автоматическое индексирование по №, дате, контрагенту с проверкой): 10 000 000×2,25 ₽ = 22 500 000 ₽ |
| Ежемесячный платеж за хранение массива, выдачу и доставку в среднем 200 коробов в месяц: 8000×20 + 400×97= 198 800 ₽ |
Уничтожение возможно бесплатно |
| Затраты за 3 года: 8 292 800 ₽ | Общие затраты: 22 500 000 ₽ |
| Затраты за 5 лет: 13 064 000 ₽ | |
| Недостатки: медленный доступ к оригиналам (1–3 дня), крайне высокая стоимость подготовки подборок, например, по требованию ФНС. Альтернатива высоким платежам за поиск — провести дорогостоящую начальную систематизацию документов перед передачей на хранение | Недостатки: Высокие начальные вложения, необходимость хранения в бумаге текущих документов |
| Плюсы: низкие начальные затраты | Плюсы: быстрый доступ, отсутствие затрат на поиск, тиражирование документов и составление подборок |
Расчет не учитывает множества факторов, но позволяет увидеть, что подходы имеют диаметрально противоположные преимущества и недостатки. Это увидела и торговая компания.
- Документы вывозятся на внеофисное хранение для мгновенного освобождения площадей и снижения расходов, связанных с их обслуживанием.
- Вместо физической доставки при запросе документы сканируются. Электронная копия пересылается компании быстрее и обходится дешевле, а ее хранение и повторное обращение к документу не требуют затрат.
- За 3–5 лет хранения постепенно формируется электронный фонд пользования (электронный архив, содержащий до 80% документов). По окончанию срока хранения бумага просто уничтожается с оцифровкой оставшихся 20% документов или без нее.
В результате офис освобождается от документов. Объем находящегося на хранении массива постоянен. Вся информация сохраняется в электронном виде. Компания может видеть и точно планировать расходы на хранение и оцифровку документов.
Кейс № 4. Страховой фонд. Сканировать или микрофильмировать?
Постановка задачи: Микрофильмирование сегодня продолжает использоваться для создания страховых фондов, но обычно — лишь ввиду жестких требований отраслевого законодательства, а также в рамках государственных программ по сохранению научного и культурного наследия. В большинстве сфер деятельности, в том числе в государственных архивах, оборонной и атомной промышленности, все чаще побеждает создание электронных страховых фондов. Причины — гораздо более низкая стоимость и универсальность цифрового формата, а также появление цифровых носителей, гарантирующих сохранность на идентичный с микрофильмами срок (более 50 лет).
Электронные страховые фонды побеждают микрофильмирование ввиду удобства использования и более низкой стоимости создания. К тому же развились технологии и стандарты долговременного хранения электронных ресурсов. Все чаще заказывается перевод микрофильмов в цифровой формат.
Одна из таких задач встала перед крупным промышленным предприятием. Ввиду риска утери накопленных за десятилетия знаний (конструкторская документация, отчеты по НИР и ОКР), требовалось в срочном порядке создать страховой фонд. Объем документов — 200 тыс. страниц (150 тыс. страниц формата А4, 50 тыс. — формата А1).
Расчет: Рассматривалось сканирование и COM-микрофильмирование (сканирование с последующей корректировкой изображения и записью его на пленочный носитель). Простейшее сравнение стоимости и преимуществ склонило предприятие к выбору цифрового формата.
Микрофильмирование |
Сканирование |
|---|---|
| Стоимость: 19,43 ₽ х 150 000 + 140 ₽ х 50 000 = 9 914 500 ₽ | Стоимость: 5 ₽ х 150 000 + 35 ₽ х 50 000 = 2 500 000 ₽ |
| Недостатки: медленный доступ, высокая стоимость создания копий, необходимость особого оборудования для просмотра | Преимущества: низкая цена, быстрый, одновременный доступ для многих пользователей, бесплатное создание копий |
Полные, детализированные расчеты привести в статье не представляется возможным. Это объемные и сложные документы, причем преимущества той или иной технологи в конкретном случае могут увидеть только профессионалы. Не стесняйтесь обращаться к специализирующимся компаниям, тем более что экспертиза может быть проведена бесплатно.