Нужно ли отдавать оцифровку на аутсорсинг?
Проанализированы преимущества и недостатки трех основных подходов к сканированию и ретроконверсии.
В России и во всем мире сложились три практики решения задачи: самостоятельная оцифровка, привлечение дешевой рабочей силы с использованием административного ресурса (студенты, практиканты) и заказ профессиональных услуг. Каждый из этих подходов имеет свои преимущества и недостатки.
Оценка ключевых параметров оцифровки
Самостоятельная оцифровка
Это — путь меньшего сопротивления, часто выбираемый интуитивно, ведь зачастую легче привлечь к работе своих сотрудников, чем добиваться бюджета и организовывать работу внешних исполнителей. Ключевым параметром этого подхода является качество: свои сотрудники однозначно разбираются в документах и, соответственно, вероятность ошибок при сканировании, а тем более при ретроконверсии, минимальна.
Слабые стороны — низкая скорость оцифровки и негативное влияние на эффективность работы: нужно либо отвлекать сотрудников в рабочие часы, либо привлекать их во внеурочное время. На практике выделить больше двух часов в день на одного сотрудника вряд ли получится, а возможностью расширить под эти задачи штатную численность обладают единицы.
У прямого переноса данных есть еще один огромный недостаток, на котором обжигались многие компании, — отсутствие даже минимальной защиты от ошибок. Все, что сразу заносится в базу данных, может быть проверено только повторными трудозатратами: поднятием и просмотром того же самого бумажного оригинала. Аутсорсинговые компании практически всегда применяют сканирование с последующим вводом данных с электронных образов в БД и загрузкой полученного ресурса в информационную систему только после проверки.
Показателен пример многих органов ЗАГС, перед которыми стоит задача переноса записей из бумажных актовых книг в учетные системы. Этот процесс можно провести прямым перепечатыванием полей, без этапа сканирования, поэтому многие учреждения решили проводить работы самостоятельно. В итоге оказалось, что за три года упорной внеурочной работы в учетную систему удается внести не более 8% от всех востребованных записей (от 150 до 230 тыс. записей при среднем количестве 1,5–2,5 млн записей на регион).
Не мала и сумма затрат: для самостоятельной оцифровки требуется закупить оборудование, обучить пользователей работе с ним. Не исключается и текучка кадров — в этом случае вам придется обучать нового сотрудника. Если добавить стоимость затраченного рабочего времени, получается сумма затрат, сопоставимая со стоимостью заказа услуг у профессионального подрядчика.
Таким образом, самостоятельная оцифровка рекомендована к применению в трех случаях. Первый — если стоит задача ежедневной оцифровки документов. При этом максимальная производительность одного сотрудника при работе с расшитыми документами ограничена примерно 2500–2800 страницами в день. Со сшитыми — 800 страницами. Второй случай — небольшой объем подлежащего оцифровке ресурса. Если по результатам расчета на оцифровку необходимо более четырех месяцев, то с вероятностью 85% выгоднее будет заказать услугу у внешней организации. И третий вариант — чистое сканирование при условии, что не нужно дополнительно закупать оборудование. Например, профессиональный сканер для книг, сшитых дел и документов формата А2 обойдется минимум в 400 тыс. ₽
Самостоятельное сканирование часто выбирают библиотеки. Раньше они использовали планшетные сканеры и МФУ, крайне неудобные для оцифровки книжных фондов. По статистике первая ошибка в таком режиме работы возникает уже на 50 странице. Далее количество ошибок экспоненциально растет с увеличением объема книги. Плюс процесс оказывается долгим и не бережным к оригиналам.
Сегодня многие из библиотек уже оснащены профессиональными книжными сканерами, на которых, в том числе, в высоком качестве были пересканированы многие ранее некачественно оцифрованные издания.
Использование дешевой рабочей силы
Привлекательной особенностью подхода с использованием труда студентов, практикантов и волонтеров является низкая стоимость. На этом преимущества заканчиваются. Отсутствие квалификации, трудовой дисциплины и ответственности приводит к тому, что практически всегда результаты таких работ приходится переделывать. Даже в случае простого сканирования: пропускаются листы документов, портятся оригиналы, в многостраничных документах нарушается порядок страниц, который тяжело исправить.
При наполнении, скажем, бухгалтерской системы или системы со статусом государственной информационной, это недопустимо. Да и в целом страшно доверить ненадежному исполнителю свою корпоративную информацию.
Эти же отрицательные аргументы применимы и для демпинга в закупке: зачастую работы по оцифровке вызываются провести компании, занимающиеся строительством, продажами или бытовыми услугами. Им свойственно недооценивать затраты. В результате получается либо низкокачественный ресурс, либо значительное затягивание сроков. Если повезет, исполнитель выполнит работы с нормальным качеством, но только частично, так как исчерпает бюджет.
Показателен случай в одном музее, где выигравшая аукцион компания прислала работников в спецодежде прямо со стройки. После вопроса «Чо тут у вас сканировать?» музею пришлось искать законные способы расторгнуть контракт.
Поэтому нужно всегда внимательно относиться к выбору исполнителя: четко прописывать требования к качеству и срокам; при определении бюджета ориентироваться не на минимальную, а на среднюю стоимость — проанализировать рынок сегодня не сложно.
Итак, дешевую рабочую силу можно использовать в случаях, когда не критично наличие ошибок в итоговом ресурсе, а также когда заказчик готов взять на себя функцию контроля качества на всех этапах оцифровки. Практика показывает, что это потребует привлечения минимум одного квалифицированного сотрудника на целый рабочий день в течение всего срока работ.
Одним из примеров неудачи стала масштабная оцифровка архивов, начатая в 2011 г. российским БТИ во всех регионах страны. Отсутствие единых требований к качеству и организации работ, а также критериев выбора подрядчика привело к тому, что зачастую исполнителями становилась компании, предложившие самую низкую цену, а качественное сканирование и извлечение данных повсеместно было подменено фотографированием. Как результат — абсолютное несоответствие ресурса заявленным целям: без индексирования поиск информации оказался практически невозможен, фотографии обладают геометрическими дефектами и не отражают мелких деталей чертежей и кадастровых документов.
Услуги профессионального подрядчика
В мире, и в России в частности, довольно много специализирующихся на оцифровке компаний. Сам этот факт говорит о том, что услуги востребованы. Можно обратиться к одному из крупных игроков рынка или найти небольшую компанию в своем регионе. Но нужно обязательно изучить портфолио: выполняла ли компания похожие работы, обладает ли достаточным штатом и парком сканирующей техники, можно ли обратиться с референс-визитом на уже выполненные проекты. Часто оцифровка выполняется в рамках госзаказа, поэтому найти информацию не составит труда, а вот «закрытость» компании или отсутствие сведений должны вызвать сомнения.
Главное — взвешенное, правильно составленное задание. Четко сформулированные требования по срокам и качеству работ обезопасят от получения «кота в мешке», как подрядчика. Верно выбранный исполнитель сможет выполнить работы качественно, а главное — оперативно. Именно этот критерий становится определяющим.
Фактически, выбор сводится к следующему: потратить свое время и силы или заплатить исполнителю фиксированную сумму, в которую уже включены все накладные расходы.
Сравнение по правилам математики, с приведением обеих частей к одинаковым единицам измерения — деньгам, показывает соизмеримые затраты. А вот сроки получения результата при заказе услуг значительно меньше, причем разница в сроках увеличивается пропорционально объему документного массива.
Выдержка из расчета ROI оцифровки технической документации на предприятии ТЭК
Самостоятельный ввод |
Заказ услуг |
|---|---|
| Объем документации 1,5 млн листов (А4—А0). Преимущественно чертежи и приложения к ним. | |
| Число выделяемых штатных единиц (8-часовой рабочий день) — 6 |
Срок сканирования — 3 месяца (участок сканирования на территории заказчика со штатом 40 человек) |
| Фактическая стоимость содержания специалиста включая зарплату, НДС и отчисления в ПФР, ФОМС, ФСС, ДМС и накладные расходы: (40 000 + 13%) + 22% + 5.1% + 2.9% + 0.2% + 50% = 81 450 ₽/мес. | Срок индексирования — 6 месяцев (выполняется параллельно со сканированием, при условии работы >100 операторов индексирования) |
| Скорость оцифровки (6 человек, сканирование + ввод данных по 4 полям) — 3400 страниц в день |
|
| Срок оцифровки — 441 рабочий день (23 месяца) | Срок оцифровки — 6 месяцев (поэтапно). Первая полностью подготовленная часть ресурса передается заказчику уже в 1 месяце. |
| Фонд оплаты труда — 11 240 100 ₽ | |
| Стоимость закупки 6 планетарных сканеров (3 формата А2+, 2 протяжных формата А0, 1 планетарный формата А0) — 10 102 470 ₽ |
|
| Общая сумма затрат: 21 346 570 ₽ | Стоимость услуг: 35 956 000 ₽ |
Заложенная во второй подход оперативность вызывает 1,6-кратное увеличение стоимости. Однако компанией был выбран именно этот путь по причине гораздо более короткого периода окупаемости (PP=2,27 года) и ROI: фактически, вместо 23 месяцев постепенной самостоятельной оцифровки с «оттянутым» эффектом оптимизации заказчик смог за 6 месяцев создать ресурс, внедрить его на производстве и окупить на 82%.
Проводить такой расчет нужно всегда. Только так можно выбрать действительно оптимальный путь решения задач оцифровки. Крупные специализированные компании могут оказать помощь в подготовке такой оценки в рамках проведения экспертизы документных массивов, которая зачастую оказывается бесплатно.
Не стоит забывать и про гибридные варианты, когда часть работ выполняется сотрудниками заказчика. Например, часто компании самостоятельно проводят подготовительный этап — сортируют документы, выделяя не требующие оцифровки. Или проводят сканирование своими силами, а для сложного индексирования уже приглашают стороннего исполнителя.
В следующих статьях будут более пристально рассмотрены критерии выбора исполнителя и способы организации самостоятельной оцифровки, а также определены необходимые и достаточные критерии качества.