Сканирование документов

Сканирование документов

Стационарная и выездная обработка больших массивов, уникальных и конфиденциальных документов.

25-летний опыт позволил нам выработать оптимальные, удобные для заказчиков аутсорсинговые сервисы.

Выездное сканирование документов

Большинство проектов по сканированию осуществляется на территории заказчика. В первую очередь из-за того, что для многих организаций вывоз на стороннюю территорию невозможен. Это связано с законодательным или внутренним запретом, либо с тем, что транспортировка фондов оказывается более дорогостоящей, чем выезд бригады и развертывание участка сканирования.

Бригада сканирования – это группа профессионалов с оборудованием, готовая оперативно выполнить выездное сканирование документов в архиве заказчика. Например, сканирование документов всех уровней секретности производится только на территории заказчика и на сертифицированной технике.


При выездном сканировании бригада всегда оснащается соответствующей техникой. Например, выездные бригады оцифровывают на территории клиента финансовую (первичные бухгалтерские документы, договоры), банковскую (документы операционного дня, досье юридических и физических лиц), имущественную (договоры аренды, правоустанавливающие документы) документацию на скоростных промышленных сканерах.

Для таких работ будет достаточно одной небольшой комнаты, расположенной в максимальной близости к документам, — скорость сканирования документов очень высока.

Сканирование уникальных документов Архивного фонда РФ и Музейного фонда РФ также проводится без вывоза. Здесь зачастую применяются специально разработанные модели сканирующей техники.

Отсканированные изображения отправляются на индексирование/ретроконверсию – извлечение из документов данных, необходимых для учета и поиска.

Сканирование в Производственном центре

Зачастую на территории Заказчика невозможно создать условия, гарантирующие оперативность работ и сохранность документов, либо выезд бригады экономически нецелесообразен. В этом случае для сканирования документы вывозятся в Центр сканирования ЭЛАР. Этот формат имеет ряд преимуществ – например, документы обрабатываются по типовой технологии и хранятся в нормативных условиях.

Работы в Центре сканирования начинаются с входного контроля. От результатов этого этапа зависит движение документов по конвейеру. Документы сверяются с актом заказчика, внимательно осматривается каждый лист в деле, и размещаются в специальном архиве – подготовленных помещениях, обеспечивающих нормативные режимы хранения.

На участке подготовки дела расшиваются, а также совершаются операции, которые оптимизируют работы на дальнейших этапах: сепарация документов по определенному признаку, прокладывание специальных технологических листов, штрихкодирование и т.п.

Затем документы отправляют на участки сканирования. Здесь применяются стеллажи для зонирования. На каждом стеллаже есть маркировки: «На сканирование», «На проверку», «На сшивку» и др. Учет ведется и в автоматизированной системе: в любой момент дело легко найти, понять, на каком оно этапе, кто из операторов и в какой день с ним работал.

После сканирования оператор возвращает дело на конкретный стеллаж, а массив графических образов отправляет на защищенный сервер обработки. Эти операции также учитываются в автоматизированной системе, которая сама распределяет массивы графических образов по последующим этапам извлечения текста и индексирования.

Участки сканирования в производственном центре ЭЛАР оснащены оборудованием, позволяющим проводить массовое сканирование документов любых типов.

Для документов всех типов и видов подбирается индивидуальный режим освещения. Благодаря этому графические образы всегда имеют высокое качество картинки, хорошую цветопередачу, а оригиналам обеспечивается безопасность.

Сканирование расшитых документов осуществляется на промышленных сканерах со скоростью до 340 страниц/минуту. Каждое такое рабочее место за смену обрабатывает около 20 тысяч листов.

Для сканирования книг, угол раскрытия которых ограничен из-за раскола блока или плотной сшивки, используются сканеры с V-образной колыбелью.

Сканирование сшитых и ветхих документов осуществляется на лучших по функциональным возможностям планетарных сканерах — ЭЛАР ПланСкан серии «С». Только на Центральной производственной площадке ЭЛАР в Москве таких сканеров — 64 единицы.

Сканирование документов больших форматов (например, карт времен Великой Отечественной войны из Центрального Архива Министерства обороны РФ) производится на широкоформатных сканерах или комплексах высококачественного сканирования марки «ЭЛАР ПауэрСкан». Для сканирования нестандартных материалов ЭЛАР разрабатывает новые модели сканирующего оборудования. Таков, например, сканер формата 8А0.

Когда дело полностью отсканировано и отправлено на сервер, автоматизированная система осуществляет обрезку лишних полей и показывает результат оператору-контролеру на этапе проверки полученных графических образов. Образы, не соответствующие качеству сканирования, отправляются на пересканирование.

На этапе контроля массив готовых графических образов проходит проверку специальными программными средствами. Здесь определяется соответствие требований результату (цветность, разрешение, формат, размеры, сжатие и т.п.). Заключительную оценку качества готового массива образов дает Отдел контроля качества производственного управления ЭЛАР.

Хранение документов в нормативных условиях

В целях обеспечения сохранности документов заказчика в Центрах сканирования ЭЛАР бумажные оригиналы хранятся в специализированных архивных помещениях. Документы выдаются из архивного помещения и возвращаются в него по окончанию каждого технологического этапа работ.

Хранение соответствует ГОСТ 7.50-2002 «Консервация документов. Общие требования», «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органов местного самоуправления и организациях», утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526:

  • температура 17-19°C
  • относительная влажность воздуха 50-55%
  • естественная или искусственная вентиляция, обеспечивающая рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей
  • система пожаротушения и т.д.

Такой принцип хранения обеспечивает не только сохранность бумажных оригиналов, но и абсолютную точность учета использования документов в процессе оцифровки.


Решим вашу задачу
Просто заполните форму. Для вас: оперативная обработка запроса,
бесплатная экспертиза, скидки за комплексные услуги и многое другое.

Возврат к списку