Подготовка бумажных документов

Подготовка бумажных документов

Комплекс услуг для систематизации и снижения затрат на управление бумажными фондами.

Аутсорсинговые услуги тесно связаны между собой и часто имеют дублирующие этапы. Совмещая их, вы добиваетесь синергии — добиваетесь нескольких результатов с меньшими затратами.

Например, после массовой оцифровки и ежедневного сканирования остается не только электронный ресурс, но и бумажные дела. ЭЛАР отработаны технологии и сервисы, которые позволят вам оптимизировать стоимость сканирования и обработки бумажных дел, а также будущие затраты на их хранение.

По нашим стандартам документы и дела всегда возвращаются заказчикам в лучшем виде, чем они были перед аутсорсингом.

Вывоз документов перед началом работ

Для многих наших заказчиков важной задачей является максимально быстрое освобождение офисных площадей, занимаемых документами.

В этом случае мы применяем внеофисное хранение: оперативно вывозим документы в архивохранилища ЭЛАР — специализированные помещения, обеспечивающие компактное, защищенное хранение документов с соблюдением нормативных температурно-влажностных режимов. Причем документы могут вывозиться без какого-либо упорядочения, а вся систематизация может быть осуществлена впоследствии (в процессе сканирования или при помещении на внеофисное хранение).

В результате:

  • Помещения заказчика освобождаются в течение нескольких дней
  • Сокращаются затраты на управление бумажными массивами (стоимость обслуживания архива значительно ниже арендных платежей)
  • Последующая оцифровка документов осуществляется по заранее согласованному плану
  • Отсканированные оригиналы впоследствии могут сразу уничтожаться.

Архивная обработка

Архивная обработка, то есть систематизация и упорядочение бумажных документов в соответствии с установленными правилами, также входит в группу услуг внеофисного хранения и тесно связана с процессом оцифровки, так как оператор в любом случае готовит оригиналы к сканированию: описывает их для контроля целостности комплектов, расшивает при необходимости, сшивает после сканирования и пр.

Одновременный заказ сканирования документов и архивной обработки в ЭЛАР позволяет экономить средства и время за счет исключения дублирующих этапов.

Используйте эту взаимосвязь! Архивная обработка от ЭЛАР — высококачественная услуга, проверенная множеством сложнейших проектов, поэтому можете быть уверены в качестве.

В результате вы получите не только электронный ресурс, но также бумажные документы: упорядоченные, систематизированные, оформленные дела в соответствии с нормами архивного законодательства.

Расшивка и реставрация документов

Другой услугой-сателлитом оцифровки является расшивка документов.

1. Сшитые документы перед сканированием лучше расшивать (если имеется такая возможность). В нашей практике есть проекты, когда введенный Приказом руководителя временный режим расшивки позволял снизить стоимость сканирования до 70%.

При этом вы можете не переживать за целостность документов — процесс сканирования в ЭЛАР выстроен и регламентирован так, что утеря или перемешивание листов невозможны.

После оцифровки наши специалисты-брошюровщики сшивают эти документы, используя качественные переплетные материалы. Именно на этом этапе может быть проведена архивная обработка документов.

2. В ряде случаев после сканирования документы можно уничтожить. Этот процесс проводится нашими специалистами исключительно на основании подготавливаемого акта и на оборудовании (шредерах) соответствующего класса.

3. Однако большая часть документов, с которыми мы работаем, являются объектами культуры, относятся к Архивному фонду РФ или должны храниться по законодательным или внутрикорпоративным нормам (клиентские досье, техническая документация и пр.). Часто эти документы перед сканированием представляют собой неупорядоченную россыпь, находятся в ветхом состоянии или повреждены в результате внешних воздействий.

Помимо систематизации и архивной обработки в этом случае ЭЛАР проводит реставрацию документов. Наши специалисты имеют опыт работы с ценнейшими книгами, ветхими архивными делами, поврежденными чертежами и т.д.

Например, мы обрабатывали 300-летние исповедальные ведомости; поврежденную водой и пожаром эксплуатационную документацию Саяно-Шушенской ГЭС; доставшуюся Росимуществу многотысячную россыпь документов Минимущества РФ.

4. В рамках Подготовки к сканированию для исключения риска повреждения документов в процессе работ также проводятся Реставрация и Обеспыливание документов. Такие дела в дальнейшем оцифровываются с особой осторожностью: например, для сканирования чертежей используются специальные защитные конверты большого формата.

Для переплета и реставрации документов мы применяем исключительно качественные и безопасные материалы:

  • картонные обложки, коленкоры, реставрационную бумагу, клеи, нитки и другие материалы, соответствующие ГОСТам и имеющие сертификаты соответствия
  • специальные реставрационные столы, брошюровальные и листодоливочные машины, прессы, машины для обеспыливания и прочее профессиональное оборудование, которое мы производим и поставляем многим нашим заказчикам.

Только так можно гарантировать длительную сохранность бумажных оригиналов. Если же потребности в ежедневном доступе к оригиналам документов нет, они могут быть вывезены на внеофисное хранение.

Решим вашу задачу
Просто заполните форму. Для вас: оперативная обработка запроса,
бесплатная экспертиза, скидки за комплексные услуги и многое другое.

Возврат к списку