Комплекс услуг для систематизации и снижения затрат на управление бумажными фондами.
Аутсорсинговые услуги тесно связаны между собой и часто имеют дублирующие этапы. Совмещая их, вы добиваетесь синергии — добиваетесь нескольких результатов с меньшими затратами.
Например, после массовой оцифровки и ежедневного сканирования остается не только электронный ресурс, но и бумажные дела. ЭЛАР отработаны технологии и сервисы, которые позволят вам оптимизировать стоимость сканирования и обработки бумажных дел, а также будущие затраты на их хранение.
По нашим стандартам документы и дела всегда возвращаются заказчикам в лучшем виде, чем они были перед аутсорсингом.
Для многих наших заказчиков важной задачей является максимально быстрое освобождение офисных площадей, занимаемых документами.
В этом случае мы применяем внеофисное хранение: оперативно вывозим документы в архивохранилища ЭЛАР — специализированные помещения, обеспечивающие компактное, защищенное хранение документов с соблюдением нормативных температурно-влажностных режимов. Причем документы могут вывозиться без какого-либо упорядочения, а вся систематизация может быть осуществлена впоследствии (в процессе сканирования или при помещении на внеофисное хранение).
В результате:
Архивная обработка, то есть систематизация и упорядочение бумажных документов в соответствии с установленными правилами, также входит в группу услуг внеофисного хранения и тесно связана с процессом оцифровки, так как оператор в любом случае готовит оригиналы к сканированию: описывает их для контроля целостности комплектов, расшивает при необходимости, сшивает после сканирования и пр.
Одновременный заказ сканирования документов и архивной обработки в ЭЛАР позволяет экономить средства и время за счет исключения дублирующих этапов.
Используйте эту взаимосвязь! Архивная обработка от ЭЛАР — высококачественная услуга, проверенная множеством сложнейших проектов, поэтому можете быть уверены в качестве.
В результате вы получите не только электронный ресурс, но также бумажные документы: упорядоченные, систематизированные, оформленные дела в соответствии с нормами архивного законодательства.
Другой услугой-сателлитом оцифровки является расшивка документов.
1. Сшитые документы перед сканированием лучше расшивать (если имеется такая возможность). В нашей практике есть проекты, когда введенный Приказом руководителя временный режим расшивки позволял снизить стоимость сканирования до 70%.
При этом вы можете не переживать за целостность документов — процесс сканирования в ЭЛАР выстроен и регламентирован так, что утеря или перемешивание листов невозможны.
После оцифровки наши специалисты-брошюровщики сшивают эти документы, используя качественные переплетные материалы. Именно на этом этапе может быть проведена архивная обработка документов.
2. В ряде случаев после сканирования документы можно уничтожить. Этот процесс проводится нашими специалистами исключительно на основании подготавливаемого акта и на оборудовании (шредерах) соответствующего класса.
3. Однако большая часть документов, с которыми мы работаем, являются объектами культуры, относятся к Архивному фонду РФ или должны храниться по законодательным или внутрикорпоративным нормам (клиентские досье, техническая документация и пр.). Часто эти документы перед сканированием представляют собой неупорядоченную россыпь, находятся в ветхом состоянии или повреждены в результате внешних воздействий.
Помимо систематизации и архивной обработки в этом случае ЭЛАР проводит реставрацию документов. Наши специалисты имеют опыт работы с ценнейшими книгами, ветхими архивными делами, поврежденными чертежами и т.д.
Например, мы обрабатывали 300-летние исповедальные ведомости; поврежденную водой и пожаром эксплуатационную документацию Саяно-Шушенской ГЭС; доставшуюся Росимуществу многотысячную россыпь документов Минимущества РФ.
4. В рамках Подготовки к сканированию для исключения риска повреждения документов в процессе работ также проводятся Реставрация и Обеспыливание документов. Такие дела в дальнейшем оцифровываются с особой осторожностью: например, для сканирования чертежей используются специальные защитные конверты большого формата.
Для переплета и реставрации документов мы применяем исключительно качественные и безопасные материалы:
Только так можно гарантировать длительную сохранность бумажных оригиналов. Если же потребности в ежедневном доступе к оригиналам документов нет, они могут быть вывезены на внеофисное хранение.