Передача ресурса и гарантия
Оформление результата в требуемом формате, защита от утери и повреждения данных.
Весь процесс оцифровки работает на достижение определенного результата, который задается на этапе консалтинга (экспертизы) и обуславливает выбор технологий.
В результате массовой оцифровки или аутсорсинга ввода работ вы получаете электронный ресурс (базу данных и/или «тяжелые» электронные копии документов), объем которого измеряется гигабайтами. Данные конвертируются в требуемый формат и передаются вам в согласованном виде. Этот электронный ресурс необходимо хранить и пользоваться им: искать и получать информацию, в т.ч. из программ, внедренных в вашей компании.
Гарантия на электронный ресурс
Оцифровка документов от ЭЛАР – это конвейер, где каждый сотрудник отвечает за качество своего набора операций. Наше производство сертифицировано по ИСО 9001:2016, и применяется жесткая система контроля качества.
Механизм гарантии ЭЛАР на электронный ресурс уже позволил многим компаниям защититься от:
- потерь ресурса, переданного на HDD или оптических дисках (несоблюдение условий хранения, утеря носителей и т.д.)
- сбоев в программах, куда данные были загружены
- масштабных «разрушений» систем хранения информации, в т.ч. в случае чрезвычайных происшествий.
Технически гарантия обеспечивается хранением страховой копии информационного ресурса в ЭЛАР в течение одного года с соблюдением всех требований к безопасности данных. Возможно продление на дополнительный срок.
Гарантия также распространяется на работы, связанные с оформлением бумажных оригиналов (сшивку, реставрацию).
Передача на носителях
Электронный ресурс передается вам в согласованном виде. В базовом варианте – на внешних носителях. Однако даже в этом случае необходимо уделить особое внимание некоторым аспектам, в первую очередь – безопасности данных.
Магнитные и оптические диски используются в оцифровке часто:
- Когда целью оцифровки является создание страховых копий документов, подготовленный ресурс передается заказчику на специальных архивных оптических дисках, имеющих гарантированный срок службы не менее 50 лет. В этом случае мы также часто устанавливаем заказчикам особое оборудование - роботизированные оптические библиотеки.
- Объем электронного ресурса обычно измеряется десятками и сотнями гигабайт, поэтому его передача через сети связи часто оказывается невозможной. По этой причине мы также часто доставляем электронный ресурс на носителях, в т.ч. с последующей загрузкой в вашу информационную систему
- На носителях всегда передаются электронные ресурсы, полученные в результате обработки персональных данных и секретной информации. Причем в этом случае обязательно применяется шифрование, а доставка часто осуществляется Спецсвязью.
Мы используем специализированные архивные носители информации типа DVD-R, BD-R, HDD (с поддержкой шифрования). Хранение и перемещение носителей осуществляется в специальных контейнерах/боксах, обеспечивающих их защиту от света, грязи, пыли.
Каждый носитель информации обязательно маркируется:
- цифровой индекс – уникальный порядковый номер носителя информации
- индекс принадлежности к рабочей или архивной копии – «рабочий»/«архивный»
- индекс вложения – описание информационного ресурса носителя информации.
Наполнение баз данных и информационных систем
Для большинства наших заказчиков конечная цель – отказаться от обращения к бумажным документам: получить возможность поиска и доступа к электронным документам через привычные информационные системы или осуществить ввод 100% нужной информации в базу данных.
Вы можете самостоятельно загрузить в ИС подготовленный ресурс, который мы передадим вам на носителях или через защищенный канал. Или можете отдать весь цикл подготовки и загрузки ресурса компетентным сотрудникам ЭЛАР.
Почему загрузку данных стоит доверить нам?
- Во-первых, мы досконально знаем структуру подготовленного электронного ресурса, можем оперативно скорректировать и сконвертировать базу данных в нужный формат.
- Во-вторых, мы стараемся в процессе индексирования использовать справочники конечных информационных систем заказчиков. Это позволяет обеспечить единообразие и качество извлекаемых данных, а также ускорить и удешевить оцифровку. Поэтому загрузка не представляет для нас сложности.
- В-третьих, мы имеем опыт загрузки электронных ресурсов практически во все популярные информационные системы, можем делать это быстро и качественно.
Создание электронных архивов и систем хранения
Большое количество электронных документов необходимо хранить в специализированных системах (платформы класса ECM). Учетные системы и СЭД, имеющие в своей основе базы данных, просто не предназначены для накопления тяжелых файлов.
Мы предлагаем создание хранилищ электронных документов любого масштаба и специализации, на различных программных платформах.
- Вы также можете арендовать профессиональную ECM систему и пользоваться Облачным архивом, установленным в качественном ЦОД.
- В дополнение к ECM платформе мы готовы установить системы долговременного хранения на оптических дисках.
Обо всех этих предложениях читайте в разделе «Организация хранения бумажных и электронных документов».