Зачем государству нужна цифровая эволюция

Зачем государству нужна цифровая эволюция

Одной из главных тенденций России последнего времени стал переход на электронный документооборот и межведомственное взаимодействие. Однако путь обещает быть долгим и непростым. Впрочем, он неизбежен: стране, в которой основная масса документов до сих пор хранится в бумажном виде, для развития экономики и повышения эффективности государственного управления просто необходима цифровизация. Это понимают власти всех уровней.

— Нам нужно идти вперед, в течение шести лет обеспечить предоставление практически всех госуслуг в режиме реального времени, с помощью дистанционных сервисов, подчеркнул президент России Владимир Путин в своем послании Федеральному собранию (от 01 марта 2018г.). — Также в цифровую форму нужно перевести документооборот между госструктурами, что важно и для самих госструктур, и для граждан, чтобы не бегать потом по интернету и не искать. Можно будет в одном месте все получить. Добавлю, что цифровизация всей системы государственного управления, повышение ее прозрачности — это и мощный фактор противодействия коррупции.

Для начала нужно понять, что переход с бумажного на электронный документооборот, от бумажных дел к записям в системах и реестрах — не просто дань моде. В нынешнее время, когда при решении любого вопроса в сфере бизнеса или власти счет идет на минуты, а порой и на секунды, пользоваться бумажными документами просто нерентабельно. Эти бумажные документы содержат значительный массив данных, которые необходимо перевести в электронный вид. Конечно, оцифровка стоит денег, но потеря времени стоит еще дороже.

Оцифровка для «Умного города»

На сегодняшний день существует несколько магистральных отраслей, остро требующих цифровизации. Яркое направление — городская инфраструктура. Сейчас любят говорить об «умных городах», однако их появление невозможно без электронного взаимодействия ведомств, что нереально без оцифровки очередной кипы бумаг.

Насколько «умен» город, в котором ломают только что положенный асфальт, чтобы проложить новый кабель?

Такие ситуации происходят из-за отсутствия синхронизации между ведомствами, что, в свою очередь, вызвано сложностью обмена информацией в бумажном виде. Будь у всех дел на объекты цифровой вариант и существуй единый централизованный ресурс для обмена данными между разными городскими службами и ведомствами, это позволило бы экономить время, силы и деньги. Многие подобные ресурсы созданы в столице, и этот опыт активно перенимается другими регионами. Например, единый электронный ресурс по объектам дорожного хозяйства позволил ЦОДД г.Москвы почти мгновенно предоставлять электронные документы организациям — ГИБДД при инцидентах, коммунальщикам для проведения ремонтов и пр.

Государственные приоритеты

Пожалуй, один из самых главных и болезненных вопросов, в первую очередь для муниципалитетов, — управление землей и имуществом. По статистике около 65 процентов документации здесь до сих пор в бумаге. Все знают об огромном количестве гражданских дел, когда два соседа не могут поделить границы земельных участков, и дел, связанных с незаконным использованием земель «не по назначению». Но дело не только в том, что сотрудники вынуждены тратить значительную часть рабочего времени на «поднятие» документов из архива для решения таких имущественных споров.

Главное — эффективно управлять землей и имуществом, получать налоги и сдавать в аренду, значит — иметь хорошую доходную часть бюджета, то есть иметь возможность проводить ремонты дорог, закупать оборудование в больницы и в целом повышать качество жизни. Понимая это, муниципалы активно внедряют учетные системы, в том числе и геоинформационные (с цифровыми картами местности). Однако отсутствие полных документов и данных в системах не дает достичь той самой необходимой эффективности.

Информация в системах управления имуществом — это доходы муниципалитета и, в конечном счете, качество жизни граждан

У региональных властей дополнительные заботы. Например, в 2015 году им был передан гигантский архив Бюро технической инвентаризации (БТИ) — организации, занимающейся оформлением паспортов на жилые и нежилые помещения. Мало того, что для хранения такого объема документов нужны средства и место, так еще необходимо оперативно предоставлять электронные копии по запросам Росреестра и других уполномоченных органов.

Понимая эти задачи, многие регионы и муниципалитеты запланировали или уже начали оцифровку наиболее востребованных техпаспортов БТИ, договоров аренды и других документов по имуществу. Например, работы проводил московский Департамент государственного имущества и аналогичные структуры во Владимирской области и Приморском крае. Петербургский Комитет имущественных отношений тоже объявлял тендеры на создание электронного архива, однако контракты были разорваны из-за невыполнения обязательств исполнителем — похоже, что выигравшие конкурс «случайные» подрядчики не ожидали такой сложности работ.

Этот и множество аналогичных примеров на госзакупках подчеркивают, что оцифровка — не такое простое дело, как кажется на первый взгляд.

Казалось бы, просто отсканировать...

За долгие годы бумагооборота в ведомствах и компаниях скопились документы самых разных форматов: присланные по факсу, отпечатанные на принтерах разных типов, а иногда на машинке или вообще написанные от руки, не говоря уже о книгах с самыми невообразимыми шрифтами. На самом деле сегодня в электронный вид можно перевести практически все — были бы технологии и специалисты. В России есть и то, и другое. Документные и планетарные сканеры, «интеллектуальные» алгоритмы распознавания для родной кириллицы, уникальные средства обезличивания информации. При необходимости все они могут быть доставлены прямо к заказчику вместе с техниками — если бумаги по той или иной причине невозможно вывезти в техцентр подрядчика.

— Оцифровка — всегда проект. Никогда не бывает одинаковых работ. Технологию определяет состояние документов: они могут быть ветхие или сшитые, поэтому проект всегда начинается с обследования документов опытным экспертом, который знает, как потом будет происходить оцифровка, — отмечает эксперт корпорации «ЭЛАР» Илья Веригин. — При этом просто отсканировать бумаги недостаточно. Надо извлечь из документов данные, по которым его сможет быстро найти сотрудник или которые смогут быть перенесены в соответствующую базу данных, чтобы вообще не обращаться ни к бумаге, ни к электронной копии. Для этого нужны специальные программы (общедоступным ПО распознавания текста не обойтись), а также штат операторов для перепечатывания рукописных текстов и проверки результатов работы программ.

Отдельный вопрос — безопасность, особенно при работе с конфиденциальными документами. Как оцифровать информацию в них без рисков утечки? Здесь помогает особая технология «разрезки» отсканированного изображения на обезличенные фрагменты, помогающая гарантированно защитить его от прочтения людьми, не имеющими на это разрешения. Ни один целый кусок текста документа не выходит за пределы организации. А если речь идет о секретности, от исполнителя требуется оформление допусков и наличие лицензий на работу с гостайной и конфиденциальной информацией.

Когда ты проверяешь или проверяют тебя

Стоит упомянуть еще несколько отраслей, где оцифровка — необходимость. Так, федеральным законом поставлена задача сформировать Единый государственный реестр объектов культурного наследия. Для этого регионам нужно поднять дела, оцифровать акты проверок, технические планы и фотографии объектов, подготовить учетные сведения для передачи в реестр. Работа идет во многих регионах. Так, «Мосреставрация» перевела в электронный вид более 21 тысячи листов документации, а Главное управление культурного наследия Подмосковья оцифровало 4500 паспортов и множество фотоматериалов. Аналогичные работы проводились Министерством культуры РФ, Санкт-Петербургом, Татарстаном, Ханты-Мансийском и другими регионами.

А там, где идет большая стройка с государственным финансированием, ответственные органы власти, наоборот, сами готовятся к проверкам и создают страховые электронные копии документов, чтобы защититься от недобросовестных строительных компаний. Причем чем больше стройка, тем актуальнее задача оцифровки. Например, недавно Дирекция по строительству в Дальневосточном ФО перевела в цифру 400 тысяч страниц документов по проекту строительства Океанариума.

«При правильной обработке данных цифровой ресурс способен дать полную картину ситуации в подведомственной отрасли или территории»

На самом деле потребность в оцифровке есть везде — почти каждый орган власти ведет какие-нибудь комплекты документов. Плановое наполнение систем проводит как минимум половина федеральных ведомств. Процесс затронул даже банальную задачу приема обращений граждан, так как при правильной обработке данных этот информационный ресурс способен дать полную картину ситуации в подведомственной отрасли или территории в различных разрезах: по каким вопросам чаще всего обращаются граждане и какие действия в связи с их обращениями предпринимаются. Ведь именно удовлетворенность граждан сегодня — основная оценка качества работы чиновника. Что говорить, Администрация Президента, куда поступает самый большой поток обращений, уже более 7 лет ведет такой электронный архив.

К чему приведет цифровая трансформация

Еще недавно на получение почти любой бумаги из почти любого ведомства уходили недели и месяцы. С «цифрой» эти процессы должны уйти в прошлое. Государство уже начало переход на «реестровую модель госуслуг», при которой большинство ранее выдававшихся бумажных свидетельств будут заменены на записи в соответствующих базах данных. А всем остальным ведомствам надо оцифровываться чтобы предоставлять качественные госуслуги, участвовать в межведомственном взаимодействии, а главное — исполнять свои обязанности эффективно!

Без необходимых электронных документов и данных не заработают даже самые передовые решения. Например, в Ленобласти начали регистрировать договоры участия в долевом строительстве с применением блокчейн. Эта технология с помощью сложной криптографии гарантирует сохранение документов и фактов совершения сделок в неизменном виде навсегда, и в перспективе позволит избавиться от множества проблем. Но сами электронные документы и данные должны быть предоставлены извне уполномоченной организацией.

Надо отдать должное власти — осознавая все эти задачи, она сегодня проявляет, пожалуй, самый масштабный интерес к преобразованию документов и данных в цифровой формат. Только за 2016-2017 годы и только по словам «сканирование» и «оцифровка» на сайте zakupki.gov.ru находится более 600 профильных закупок по всей территории России. Теперь главное, чтобы эта цифровая трансформация была проведена всеми, от кого зависит будущее нашей страны.


Возврат к списку