Ввод первичных документов: аутсорсинг vs программы распознавания

Ввод первичных документов: аутсорсинг vs программы распознавания

Кто из нас не хочет экономить?! По большому счету именно экономия трудовых или денежных ресурсов является целью развития технологий и услуг.

Неудивительно, что в последние два десятилетия одним из приоритетных направлений автоматизации является принятие к учету первичных документов. Уж очень сильно контрастируют трудозатраты на ручной ввод данных с последующей, полностью автоматизированной, работой с ними в ERP-системах — 1С, SAP, Oracle и пр.

Первая автоматизация

Около 12 лет назад программы распознавания «научились» действительно качественно извлекать данные из формализованных бумажных документов и даже некоторых таблиц. Многие бухгалтерии вздохнули с облегчением: теперь можно было делегировать программе принятие к учету таких документов как счета, счет-фактуры, накладные, акты. Вплоть до автоматического формирования проводок.

Программы разгрузили сотрудников и обеспечили своевременную обработку документов. Но и затраты оказались не маленькими: нужно оплатить шаблоны для каждого типа документов и лицензию, соответствующую количеству ежемесячно обрабатываемых листов. Особенно большой эта расходная статья становится в случае распределенной структуры компании, когда надо купить отдельные лицензии на программу для каждого филиала.

Стремление к сокращению этих затрат привело к появлению рынка услуг.

ПО как сервис

Сначала появился этот, наиболее простой и банальный подход. Компания покупает себе «большую» лицензию программы распознавания (минимальная стоимость обработки за единицу) с шаблонами для наиболее популярных документов и, фактически сдает вам право ею пользоваться. Вы отправляете отсканированные страницы, а получаете данные, готовые к загрузке в вашу учетную систему. Сервис оказывается до 30% дешевле покупки собственной лицензии ПО. Кроме того, вы избавляетесь от необходимости устанавливать и сопровождать программу на своих серверах.

К сожалению, такой подход оказался редко применим для крупных компаний с большим количеством контрагентов.

Пример 1

Компания продает и обслуживает промышленную технику, имеет около 120 контрагентов: европейские и азиатские поставщики запчастей, региональные дилеры, сервисные центры, вплоть до ИП в удаленных регионах. Практически у каждого контрагента есть собственные особенности оформления первичных документов. В результате примерно 43% документов не обрабатываются с применением типовых шаблонов. Разработка нескольких десятков индивидуальных шаблонов неприемлема по стоимости.

Дело в том, что метод «гибких» шаблонов требует соответствия документа заданной структуре. Отклонение от структуры больше допустимого приводит к отправке документа на ручную обработку. Когда количество таких «отправок» начинает исчисляться тысячами, компании ищут альтернативное решение.

Аутсорсинг ввода

Такая альтернатива появилась с переходом в облака не только ПО, но и полноценных услуг. В конце 2016 года корпорация ЭЛАР представила уникальный продукт — «Облачное индексирование», в который заложила обработку абсолютно любых документов.

Как это работает? Вы отправляете ЭЛАР электронные копии документов. Отправляете откуда угодно, каким угодно способом: загружаете в папку по VPN, автоматически передаете со сканеров, пересылаете по почте, ...

В облаке документы сначала проходят этап автоматического извлечения данных. Все, что не поддалось автоматической обработке или требует проверки, отправляется на ручной ввод. Это — самый сложный этап и одновременно уникальность услуг ЭЛАР. В онлайн бирже работают одновременно несколько тысяч операторов, которые оперативно обрабатывают автоматически распределяемые между ними задания.

С другой стороны, необходимо соблюсти стопроцентное качество (о применяемых для этого технологиях можно прочитать здесь). Поэтому подобные услуги — редкость, их готовы оказывать только большие и опытные в оцифровке компании.

Смысл облачного индексирования в том, что вся обработка документов и извлечение данных переходят в зону ответственности аутсорсера. Вы можете отправлять любые документы в любом качестве, даже сфотографированные. Ручной ввод нивелирует эти различия. Можете получать результат любым удобным способом: в виде файла, в виде сервиса облачного архива или данных, загруженных непосредственно в вашу ERP.

Особые преимущества облачный сервис дает для компаний со множеством удаленных филиалов. Можно произвольно масштабировать услугу, подключая новые офисы в любой момент. Для всех них процесс, скорость и стоимость обработки будут унифицированы.

Пример 2

Крупный ритейлер. Для сокращения расходов на пересылку бумаги и ускорения обработки ПБД, сотрудники компании просто сканируют/фотографируют документы и отправляют их на облачное индексирование. В среднем в сутки обрабатывается 150 документов 8 основных типов с приложениями.

С периодичностью в несколько часов обновленный электронный ресурс (PDF и база данных) публикуется в сервисе облачного архива, и сразу может быть загружен в учетную систему. Облачный архив также используется юристами для получения копий первичных документов без отвлечения бухгалтеров.

Итого

С приходом услуг облачные решения, наконец, приобрели законченность. Теперь вы получаете сервис, который снимает с ваших плеч не часть, а максимум задач по вводу документов. И не бойтесь утечки информации: ваши данные защищены технически и организационно (vpn, надежный ЦОД, техническое кодирование, соглашение о конфиденциальности).

Но самое главное — сниженные, прозрачные и прогнозируемые расходы. Вы оплачиваете услуги постфактум, исходя из количества обработанных за месяц документов.


Возврат к списку